Das Jahr neigt sich dem Ende zu, was bedeutet, dass die Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen näher rückt. In unserem Dezember-Ratgeber beantworten wir daher die wichtigsten Fragen rund um das Thema Nebenkostenabrechnung.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Jeder Vermieter hat die Pflicht, seinen Mietern spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen.

Wie lautet der Abrechnungszeitraum?

Der Zeitraum für die Abrechnung beträgt in der Regel immer zwölf Monate. Der Abrechnungszeitraum entspricht üblicherweise dem Kalenderjahr, wodurch die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2018 spätestens bis zum 31. Dezember 2019 beim Mieter eingehen muss. Wenn mehr als zwölf Jahre abgerechnet werden, dann ist die Nebenkostenabrechnung nicht ordnungsgemäß und der Mieter hat grundsätzlich das Recht jegliche Nachzahlungen zu verweigern. Es ist in manchen Fällen jedoch gestattet kürzere Zeiträume abzurechnen.

Was geschieht, wenn die Abrechnung zu spät kommt?

Eine zu spät eingereichte Abrechnung bedeutet für gewöhnlich, dass der Mieter die verspätete Nachforderung in der Regel nicht zahlen muss. Jegliche Rückzahlungen stehen dem Mieter jedoch weiterhin zu. Nach der Ein-Jahres-Frist ist der Vermieter nur dann in der Lage eine Betriebskostennachforderung geltend zu machen, wenn die Verspätung weder aus Absicht noch aus Fahrlässigkeit seinerseits verursacht wurde. Der Vermieter muss dies jedoch beweisen können.

Achtung: Laut einem BGH-Urteil muss ein vermietender Wohnungseigentümer auch dann die Jahresfrist gem. § 556 Abs. 3 BGB einhalten, wenn er vom WEG-Verwalter selbst noch keine Jahresabrechnung erhalten hat.

Welche Nebenkosten können auf die Mieter umgelegt werden?

Generell ist es nur möglich, tatsächlich entstandene und regelmäßig wiederkehrende Kosten auf die Mieter umzulegen. Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag vereinbart werden. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören zum Beispiel Wasser- und Heizkosten, Beleuchtungs- und Stromkosten, Hausmeister, Versicherung, Aufzug, die Kosten, die für die Straßenreinigung anfallen, Abfallgebühren sowie die Kosten für den Winterdienst.

Anders verhält es sich jedoch beispielsweise mit den Kosten für notwendige Reparaturen oder die Kosten, die im Rahmen des Verwaltungsaufwands des Vermieters anfallen, denn solche Kosten müssen nicht vom Mieter getragen werden.

Was muss in der Nebenkostenabrechnung angegeben werden?

In der Nebenkostenabrechnung werden alle im Mietvertrag vereinbarten Kosten aufgeführt. Für den Fall, dass im Vertrag lediglich steht, dass die Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter erfolgt, ohne diese darin zu spezifizieren, dann bedeutet das üblicherweise, dass der Vermieter alle umlagefähigen Kosten abrechnen kann (diese sind in der Betriebskostenverordnung festgelegt). Die einzelnen Kostenarten müssen in der Nebenkostenabrechnung erläutert werden, dazu gehört die Angabe der Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart, wie viele Tage abgerechnet werden (in der Regel sind es 365 Tage), welchen Anteil der Mieter zu tragen hat, welcher Verteilerschlüssel verwendet wurde. Die bereits vom Mieter gezahlten Vorauszahlungen müssen dann von der Gesamtsumme der auf den Mieter umgelegten Nebenkosten abgezogen werden und die Differenz in der Abrechnung angegeben werden.

Alle Kosten müssen in der Abrechnung so aufgeführt werden, dass sie verständlich und nachrechenbar sind.

Welcher Verteilerschlüssel muss verwendet werden?

Üblicherweise ist im Mietvertrag festgelegt, welchen Umlageschlüssel der Vermieter für die Nebenkosten verwenden muss. So gibt es einen Verteilerschlüssel nach Wohnfläche, nach Verbrauch, nach Anzahl der Personen oder nach Wohneinheit.

Wenn im Mietvertrag kein Umlageschlüssel vereinbart wurde, dann müssen die Nebenkosten nach Wohnfläche verteilt werden.

Wann erfolgt eine Nachzahlung bzw. Rückerstattung?

Die Betriebskostenabrechnung dient dazu, die Differenz zwischen der monatlichen Vorauszahlung des Mieters und dem tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Wenn sich daraus ergibt, dass der Mieter monatlich weniger gezahlt hat, als die tatsächlich entstandenen Kosten, dann hat der Mieter die Pflicht, den ausstehenden Betrag nachzuzahlen. Umgekehrt bedeutet das, dass der Vermieter dazu verpflichtet ist, dem Mieter jegliches Guthaben zurückzuzahlen, falls der Mieter laut Betriebskostenabrechnung monatlich mehr gezahlt hat, als er tatsächlich verbraucht hat. Für beide Parteien gilt, dass sie die Nachzahlung bzw. Rückerstattung innerhalb von 30 Tagen zu zahlen haben.

Hat der Mieter Anspruch auf Belegeinsicht?

Mieter haben ein Anrecht auf Belegeinsicht und können daher vom Vermieter fordern, die Originalbelege der Nebenkostenabrechnung einzusehen. Dazu zählt unter Umständen auch die Einsicht der einzelnen Verbrauchsdaten der Mitmieter.

Kopien darf der Mieter jedoch nur in Ausnahmefällen fordern. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Hausverwaltung in einer anderen Stadt ansässig ist. Die Kosten für die Kopien hat der Mieter zu tragen.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung einen Fehler aufweist?

Entdeckt der Mieter einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung, so muss er rechtzeitig Widerspruch einlegen. Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter hierfür zwölf Monate Zeit. Auch für den Fall, dass der Mieter die Nachforderung bereits bezahlt hat, kann er noch immer Widerspruch einlegen, da sein Rückforderungsanspruch bestehen bleibt.

Aber auch bei einem Widerspruch muss die 30-Tages-Frist für die Zahlung der Nachforderung beachtet werden. Um einen Zahlungsverzug zu vermeiden, kann der Mieter Widerspruch einlegen und die zu hohe Nachforderung mit Vorbehalt auf Rückforderung innerhalb der 30 Tage bezahlen oder Widerspruch einlegen und nur eine Teilzahlung leisten, nämlich nur den berechtigten Anteil.

Fazit

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist das deutsche Mietrecht verankert, wo die Betriebskostenabrechnung in den §§ 556 bis 556c geregelt ist. Vermieter sollten daran denken, die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig und sorgfältig zu erstellen und diese dem Mieter rechtzeitig zuzustellen, um Probleme zu vermeiden. Im Zweifel sollten sich Vermieter und Mieter von einem Rechtsexperten beraten lassen.

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